Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica

¿Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica? Como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, según el artículo 17.1 de la Ley 41/2002. Es un mínimo estatal: algunas comunidades fijan plazos más largos o exigen conservar de forma indefinida documentos como el consentimiento informado y los informes de alta.

Esta guía desarrolla el apartado de conservación de la historia clínica en psicología. Incluye una tabla con las comunidades cuya norma hemos contrastado en el boletín oficial en octubre de 2026, cuándo empieza a contar el plazo, qué hacer si cierras la consulta y cómo destruir la documentación.

¿Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica según la ley?

El artículo 17.1 de la Ley 41/2002 obliga a conservar la documentación clínica durante «el tiempo adecuado a cada caso» y, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. Habla de «centros sanitarios», pero su apartado 5 dice que los profesionales que ejercen de forma individual son responsables de la gestión y la custodia de la documentación que generan.

La documentación clínica también se conserva a efectos judiciales y cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización del Sistema Nacional de Salud (art. 17.2). La AEPD recuerda que los plazos pueden variar entre comunidades autónomas y que el plazo general de prescripción de las acciones personales es de cinco años, que en caso de reclamación se cuenta desde que el reclamante conoce el daño. Por eso conviene tratar los cinco años como un suelo y no como una fecha de destrucción.

Plazo de conservación por comunidad autónoma

Las comunidades pueden ampliar el mínimo estatal. La tabla recoge solo las normas que hemos abierto en el BOE o en el boletín autonómico y que contienen un plazo de conservación. Los plazos son mínimos y el «alta» es el de cada proceso asistencial, salvo donde se indica el último. Comprueba siempre el texto vigente y su ámbito de aplicación.

Dos matices que la tabla no recoge:

• Murcia: la propia ley remite a una Orden de la Consejería para su desarrollo, que puede fijar plazos distintos en algunos supuestos.
• Cantabria: junto a los 15 años, permite seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia a los dos años de la última atención.

Las comunidades que no aparecen no tienen por qué carecer de norma: no hemos confirmado un plazo propio en ellas. Si ejerces en una de ellas, consulta su normativa sanitaria o pregunta a tu colegio oficial antes de fijar un plazo.

Fíjate en que Cataluña, Galicia, Asturias, Castilla y León y Navarra dan un trato aparte a los consentimientos informados y a los informes de alta. Guárdalos con el criterio más largo que te sea aplicable. Qué debe llevar cada documento lo explicamos en la guía de consentimiento informado en psicología.

Cuándo empieza a contar el plazo: desde el alta, no desde la última visita

El mínimo estatal se cuenta desde la fecha del alta de cada proceso asistencial, no desde la última sesión (Ley 41/2002, art. 17.1). La mayoría de las normas de la tabla siguen ese criterio. Murcia y Castilla-La Mancha cuentan desde el alta del último proceso, Galicia cuenta desde la última asistencia o el fallecimiento los documentos que no se conservan indefinidamente, y varias comunidades añaden la muerte del paciente como otro punto de partida.

Como todo depende de la fecha de cierre, déjala escrita:

• Anota el cierre. Registra en la historia clínica la fecha del alta, la derivación o la finalización del proceso.
• Si el paciente deja de venir sin avisar. La AEPD indica que no se pueden eliminar sus datos por la obligación de custodia. Como criterio prudente, decide una fecha de cierre y anótala con su motivo.
• Si vuelve. Anota el nuevo proceso y, ante la duda, cuenta desde el último alta.

¿Y si el paciente es menor?

Ni el artículo 17 de la Ley 41/2002 ni los artículos autonómicos de la tabla fijan un plazo especial para menores: cuentan desde el alta o el fallecimiento, no desde la mayoría de edad. Cinco años desde el alta de un niño de diez años vencen antes de que cumpla dieciocho. Si atiendes a menores, valora conservar la historia más tiempo y consulta a tu colegio. Cómo se obtiene su consentimiento está en la guía de consentimiento informado.

Si cierras la consulta o dejas de ejercer

La Ley 41/2002 no dice qué hacer con las historias cuando cesas: solo atribuye la custodia al profesional que ejerce de forma individual (art. 17.5). Algunas normas autonómicas sí lo regulan:

• Cataluña: en el cese definitivo de la actividad profesional sanitaria a título individual debe garantizarse el acceso que la ley reconoce a las historias bajo tu custodia (Ley 21/2000, art. 12.10).
• País Vasco: quien cesa sigue sometido a las exigencias de conservación y seguridad, y le corresponde la custodia mientras no pasen los plazos. Si fallece, sus herederos se subrogan en esas obligaciones hasta poner las historias a disposición del colegio profesional (Decreto 38/2012, art. 20).
• Murcia: la ley remite a un desarrollo reglamentario el destino y la custodia de las historias en la sanidad privada cuando cesa la actividad (Ley 3/2009, art. 54.4).

El Código Deontológico del Psicólogo añade que los registros de datos psicológicos que conserves quedan bajo tu responsabilidad personal, en condiciones de seguridad y secreto que impidan el acceso de personas ajenas (art. 46). Antes de cerrar, pregunta a tu colegio cómo proceder y deja por escrito quién custodia las historias y cómo accederán los pacientes.

Cómo destruir la historia clínica cuando venza el plazo

El RGPD exige no mantener los datos identificables más tiempo del necesario para su finalidad (art. 5.1.e). Cuando llegue el momento:

1. Comprueba el plazo. Debe haber vencido en todas las normas que te aplican, incluidas las de los documentos con plazo propio, y no debe haber razones judiciales, epidemiológicas o asistenciales para conservarlos (Ley 41/2002, art. 17.2).
2. Bloquea los datos. Al suprimir datos, la LOPDGDD obliga a bloquearlos: identificarlos y reservarlos para que no se traten ni se visualicen, salvo para ponerlos a disposición de jueces, Ministerio Fiscal o administraciones competentes durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades. Pasado ese plazo, deben destruirse (art. 32).
3. Destruye sin posibilidad de reconstruir. La norma de Castilla y León pide métodos que aseguren la completa eliminación (art. 21.6) y la AEPD considera una brecha de confidencialidad la destrucción incorrecta o incompleta. En papel, tritúralo o usa un servicio que te dé un certificado; en digital, borra de forma segura también las copias de seguridad y los dispositivos que retires.
4. Deja constancia. Anota fecha, historias y método. Ninguna norma citada lo exige, pero te permite demostrarlo.

Derecho de supresión: si un paciente pide borrar su historia

El paciente tiene derecho de supresión, pero no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal (RGPD, art. 17.3.b), como conservar la historia clínica. Según la AEPD, la supresión de datos de la historia clínica está muy restringida y es el profesional sanitario quien decide si procede, según su trascendencia clínica. Los datos sin relevancia para la asistencia sí pueden suprimirse, y la limitación del derecho debe explicarse de forma motivada.

En la práctica, responde por escrito, indica la norma que te obliga a conservar y el plazo, y anota la solicitud y tu respuesta. Cuando el plazo haya vencido y no haya otra razón para conservar, esa obligación deja de justificar la negativa.

Registro de actividades: anota el plazo

El registro de actividades de tratamiento debe incluir, cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de cada categoría de datos (RGPD, art. 30.1.f). La excepción para organizaciones de menos de 250 personas no se aplica si el tratamiento incluye categorías especiales de datos, como los de salud (art. 30.5), así que en consulta debes llevarlo. La LOPDGDD lo recoge en su artículo 31. Este es un modelo propio, no un formato oficial:

REGISTRO DE ACTIVIDADES (fragmento)
Actividad: historia clínica
Datos: identificación y salud
Plazo: [años] desde el alta
Norma: [norma de tu comunidad]
Plazo propio: consentimientos
  e informes de alta
Al vencer: bloqueo y destrucción
Revisión: [DD/MM/AAAA]

El resto de obligaciones de datos de la consulta las tienes resumidas en protección de datos en la consulta de terapia.

Errores frecuentes

• Destruir al dar el alta o al año. La obligación de custodia sigue.
• Aplicar solo los cinco años estatales. Mira antes la norma de tu comunidad.
• Contar desde la última sesión. El plazo estatal empieza en el alta: sin fecha de cierre no sabes cuándo vence.
• Borrar porque el paciente lo pide. El derecho de supresión tiene el límite del artículo 17.3.b del RGPD.
• Tirar papeles sin destruirlos. Puede ser una brecha de confidencialidad.
• No decidir qué ocurre si cierras. Mientras no pasen los plazos, la custodia sigue siendo tuya (Ley 41/2002, art. 17.5).

La conservación de la historia clínica en Clinessa

Construimos Clinessa para que la documentación de cada paciente esté en un solo lugar. En la ficha del paciente puedes subir y guardar derivaciones, informes externos y consentimientos firmados, cifrados en reposo y aislados por paciente, y los accesos quedan registrados. Puedes exportar todos los datos de un paciente en un formato legible. El plazo que aplicas y el momento de destruir siguen siendo decisión tuya, según la norma de tu comunidad.

Preguntas frecuentes