Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Luis Ros Moreno, persona física titular del servicio Clinessa.

Contacto: soporte@clinessa.com

Si eres un profesional sanitario que utiliza Clinessa para gestionar tu consulta, tú eres responsable del tratamiento respecto a los datos de tus pacientes. Clinessa actúa como encargado del tratamiento en virtud del contrato de servicio que aceptas al registrarte.

2. Datos que tratamos

De los profesionales (usuarios de Clinessa):

• Identificativos: nombre, apellidos, email, teléfono.
• Profesionales: especialidad, número de colegiado, NIF/CIF, dirección fiscal.
• Económicos: información de facturación gestionada por Stripe (no almacenamos tarjetas).
• Técnicos y de uso: dirección IP, navegador, registros de auditoría de inicio de sesión, eventos de seguridad.

De los pacientes (introducidos por el profesional):

• Identificativos: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, email, teléfono, dirección y, si el profesional la añade, una foto de la ficha. La foto es opcional, se guarda en privado y no se usa para IA.
• Datos de salud — categoría especial del art. 9 RGPD: historia clínica, notas de sesión, transcripciones de audio, cuestionarios psicométricos, evolución terapéutica, diagnóstico.
• Audios de sesión clínica, transcripciones automáticas y notas generadas por IA.
• Documentación clínica adjunta que el profesional decida subir.

3. Finalidades y base jurídica

Tratamos los datos para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio de gestión clínica (agenda, expediente, transcripciones, notas, facturación de sesiones).
• Comunicaciones operativas: recordatorios de cita, recibos, alertas de uso.
• Novedades y promociones de Clinessa por correo, solo si lo pides en el blog o en la casilla del alta y después confirmas el enlace.
• Seguridad: prevención de fraude, control de acceso, registros de auditoría.
• Cumplimiento legal: facturación, conservación de historia clínica.

Bases jurídicas aplicables (art. 6 y art. 9 RGPD):

• Ejecución de contrato (art. 6.1.b) para prestar el servicio al profesional.
• Asistencia sanitaria (art. 9.2.h) para tratar datos de salud necesarios para la atención del paciente.
• Consentimiento explícito (art. 9.2.a) cuando el profesional graba audio de la sesión o usa servicios opcionales como la IA analítica. El consentimiento del paciente debe recogerlo el profesional.
• Obligación legal (art. 6.1.c) para facturación y conservación de historia clínica (Ley 41/2002).
• Interés legítimo (art. 6.1.f) para seguridad de la plataforma, ponderado en favor de los derechos de los interesados.
• Consentimiento (art. 6.1.a) para las novedades y promociones por correo. Puedes retirarlo con el enlace de baja de cada mensaje o escribiendo a soporte. No hace falta para usar la cuenta.

4. Encargados del tratamiento (subencargados)

Clinessa utiliza los siguientes proveedores para prestar el servicio. Su papel depende de los datos y la finalidad: los proveedores que intervienen en el tratamiento clínico actúan por cuenta del profesional; los de facturación, comunicaciones propias y seguridad pueden tratar datos del profesional para fines distintos.

• Supabase — base de datos relacional, almacenamiento de archivos, autenticación. Datos almacenados en la Unión Europea.
• Vercel — infraestructura de hosting de la aplicación web. Tráfico procesado en la Unión Europea.
• Resend — envío de email transaccional (recordatorios, recibos, comunicaciones) y, si lo confirmas, la lista de novedades y promociones.
• AssemblyAI — transcripción automática de audio de sesión clínica. El endpoint configurado está en la Unión Europea (api.eu.assemblyai.com). La conservación y eliminación en el proveedor dependen de las condiciones contractuales y de la configuración aplicable.
• Google Vertex AI (Gemini) — generación de notas automáticas, ediciones inteligentes y chat IA sobre transcripciones. La ubicación principal configurada es la multirregión de la Unión Europea (EEE). El profesional puede desactivar las funciones de IA.
• Google Calendar — sincronización de la agenda, cuando la conexión esté disponible. Hoy está en desarrollo y no se puede activar; las citas de Clinessa funcionan igual. El uso de esos datos se describe en Uso limitado de las APIs de Google Workspace.
• Stripe — procesamiento de pagos y facturación de la suscripción a Clinessa.
• Cloudflare R2 — almacenamiento cifrado de backups diarios de la base de datos.
• Upstash — almacenamiento clave-valor para rate limiting (datos no clínicos, contadores efímeros).
• Sentry — monitorización de errores técnicos en la UE (de.sentry.io). Datos clínicos sanitizados antes de enviar. Las grabaciones de sesión (Replay) no se activan en /app.
• PostHog — analítica de producto en la UE, solo si aceptas cookies.
• Google (Tag Manager y Google Ads) — medición de qué anuncios traen visitas y altas en la web pública, solo si aceptas la publicidad. Nunca en el área de consulta ni con datos clínicos. Puede implicar transferencia a EE. UU. bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

La lista actualizada de subencargados se publica siempre en esta página. Cualquier cambio relevante se notifica al profesional con antelación razonable.

5. Uso limitado de las APIs de Google Workspace

The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Si conectas Google Calendar, eliges un calendario y Clinessa solo usa ese. Lee los títulos y las horas de sus eventos de hoy y de los próximos 12 meses, para mostrarlos en tu agenda. Escribe en ese calendario el nombre del paciente, la hora y el lugar de cada sesión. No envía notas ni otro contenido clínico. Si desconectas, esa copia (título y horas) se queda en tu agenda hasta que la borres al desconectar o borres la cuenta. No usamos, transferimos ni vendemos datos de Google Workspace o Photos — ni en bruto, ni agregados, ni derivados — para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial generalistas o fundacionales.

Gemini (Vertex AI) genera notas y respuestas a partir de transcripciones y textos que el profesional guarda en Clinessa. Ese procesamiento presta funciones visibles en la app; no se usa para entrenar modelos con datos obtenidos de las APIs de Workspace.

6. Transferencias internacionales

Algunos subencargados pueden operar fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos aplicamos las garantías exigidas por el RGPD:

• Una garantía válida para cada transferencia, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo cuando correspondan.
• Evaluación de la transferencia y medidas complementarias cuando procedan.
• Priorización de regiones de la UE en proveedores que lo permiten (Supabase, Vercel).

7. Conservación

Los plazos de conservación dependen de la categoría del dato:

• Historia clínica: mínimo 5 años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002 art. 17), salvo plazo autonómico superior.
• Audios de sesión: se conservan cifrados 2 días desde que la transcripción termina y después se borran automáticamente. Si la transcripción falla, el audio se conserva hasta que se resuelva. El profesional puede descargarlo antes o borrarlo cuando quiera, y se elimina también al eliminar la cita, el paciente o la cuenta.
• Facturación: 6 años (Código de Comercio art. 30) y obligaciones tributarias.
• Logs de auditoría: 12 meses.
• Backups: rolling de 7 días + snapshot mensual durante 12 meses.
• Cuenta eliminada: al confirmar el cierre se suprimen los datos operativos y clínicos activos de la cuenta. La evidencia contable y contractual exigida legalmente se conserva segregada durante su plazo aplicable; las copias de seguridad y los borrados pendientes en proveedores siguen sus propios ciclos de eliminación.
• Novedades y promociones: mientras no te des de baja. Después guardamos el correo, la baja y la prueba del sí para no volver a escribirte y para poder acreditarlo.

8. Derechos de los interesados

Cualquier persona cuyos datos tratamos puede ejercer los derechos previstos en el RGPD:

• Acceso a los datos que tratamos.
• Rectificación de datos inexactos.
• Supresión cuando ya no sean necesarios.
• Limitación del tratamiento.
• Oposición a determinados tratamientos.
• Portabilidad en formato estructurado.
• Retirada del consentimiento sin efectos retroactivos.

Para ejercer cualquier derecho, escribe a soporte@clinessa.com. Si eres paciente y tus datos los gestiona un profesional sanitario a través de Clinessa, dirígete primero a tu profesional, que es el responsable del tratamiento.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

9. Decisiones automatizadas y perfilado

Clinessa no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos basadas exclusivamente en tratamientos automatizados. Las funciones de IA (transcripción, generación de notas, alertas observacionales) producen sugerencias revisables por el profesional; nunca sustituyen al juicio clínico humano. El alcance concreto, las limitaciones técnicas y las obligaciones del profesional al usar el Asistente clínico están en los términos de uso de la IA.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo del tratamiento de datos de salud:

• Cifrado en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo en base de datos y almacenamiento.
• Row Level Security a nivel de base de datos — cada usuario solo accede a sus datos.
• Autenticación multifactor (2FA) disponible para todos los usuarios.
• Audit logs de accesos y operaciones críticas.
• Backups diarios cifrados con GPG en proveedor independiente.
• Sanitización de datos sensibles antes de enviar a monitorización.
• Revisión periódica de dependencias y vulnerabilidades.

En caso de brecha de seguridad notificable, Clinessa avisará a los afectados y a la AEPD en los plazos legalmente exigidos (72 horas desde la detección, cuando aplique).

11. Datos de menores

Clinessa no está dirigido a menores de 14 años como usuarios de la plataforma. Sin embargo, los pacientes registrados por un profesional pueden ser menores; en ese caso, el profesional es responsable de recabar el consentimiento parental o tutelar conforme a la LOPDGDD (art. 7) y de gestionar los datos con las cautelas reforzadas que la categoría especial exige.

12. Cookies y tecnologías similares

Clinessa utiliza cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión autenticada y para preferencias técnicas. Para analítica de producto usamos PostHog (UE, sin datos clínicos en eventos y sin replay en áreas clínicas) y, si aceptas, medición de rendimiento de Vercel y repetición de sesión de Sentry en la web pública. El listado con nombre, quién, finalidad y duración está en Cookies. Si aceptas la publicidad, Google Ads mide en la web pública si llegaste desde un anuncio de Clinessa. Es una elección aparte, no se activa en el área de consulta y no usa datos clínicos ni de pacientes.

Medición del alta y origen de la visita

Si aceptas analítica, guardamos la primera campaña (utm_source, utm_medium, utm_campaign y utm_content) y la página de origen sin sus parámetros. Si aceptas publicidad, guardamos también el identificador de clic gclid. Las cookies propias duran 90 días; al crear tu cuenta, esos datos se asocian a tu perfil y se conservan mientras mantengas la cuenta.

Con analítica aceptada, PostHog en la UE recibe las etapas de inicio de registro, cuenta creada, email verificado y primer acceso. El identificador de cuenta permite relacionarlas; gclid solo se envía si también aceptas publicidad. Los correos del equipo se marcan como internos para excluirlos de las métricas. No se envía contenido de pacientes.

Puedes retirar cada permiso desde Cookies: se eliminan las cookies de atribución correspondientes y se detiene la nueva medición. Puedes solicitar el borrado de los datos vinculados a tu cuenta mediante los canales de esta política.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios normativos o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con la fecha de actualización. Para cambios sustanciales notificaremos por email a los usuarios activos.